Bos Finance Solutions
Menu
Uit de praktijk

Van knelpunt naar soepel proces.

Een selectie van opdrachten in finance, processen, systemen en automatisering. Per opdracht wat er speelde, wat ik deed en wat het opleverde.

20→10uur per week aan facturatie
15+finance-automatiseringen
20+afgebakende opdrachten sinds 2024
Uitgelicht

Vier opdrachten, van vraag tot resultaat.

20→10uur per week aan facturatie
ProcesverbeteringSystemenAutomatisering

Facturatie in de helft van de tijd.

Wat speelde er
Het facturatieproces werkte, maar kostte zo'n twintig uur per week en was foutgevoelig.
Wat ik deed
Exact Online Bouw was net in gebruik genomen. Ik heb het ingericht en verbeterd: uren, materieel en materiaal op het project, centraal factureren per project en een vaste wekelijkse cyclus. Daarna geautomatiseerd: een wekelijkse nacalculatie met controles per stap en een dagelijks factuuroverzicht bij akkoord. Vastgelegd en overgedragen aan de boekhouder.
Wat het opleverde
Van twintig naar tien uur per week, betrouwbaarder en minder foutgevoelig.

Systemen Exact Online Bouw, Exact Online, ClickUp

Elke 2 wekeneen actueel cashbeeld in de mailbox
FinanceAutomatisering

Vooruitkijken op cash en investeringen.

Wat speelde er
Er was geen vast overzicht van de cash en van wat er de komende maanden aan inkomsten en uitgaven aankwam.
Wat ik deed
Een cash- en liquiditeitsplanning opgezet, met advies over investeringen. Daarna geautomatiseerd: elke twee weken een cash-analyse als dashboard in de mailbox, met de investeringsaftrek erin, zodat de eigenaar een investering zelf kan beoordelen.
Wat het opleverde
Een actueel beeld van de cash, zonder dat iemand het elke keer hoeft uit te rekenen.

Systemen Exact Online, Microsoft 365, Claude

15+finance-automatiseringen
AutomatiseringFinance

Financial control die op vaste momenten draait.

Wat speelde er
Controles en analyses waren handwerk dat elke periode terugkwam en veel tijd kostte.
Wat ik deed
Eerst elk proces beschreven en stabiel gemaakt, daarna geautomatiseerd: inkoopfacturen verwerken met AI, de afstemming tussen boekhouding en projectadministratie, debiteurenherinneringen, de balanscontrole en een wekelijkse controle op alle verkoopfacturen met een winst- en geldstroomoverzicht. Er kijkt altijd een mens mee voordat er iets de deur uitgaat.
Wat het opleverde
De terugkerende controles lopen vanzelf. Dat gaat veel sneller en haalt meer inzicht uit de cijfers dan eerder mogelijk was.

Systemen Exact Online, Microsoft 365, n8n, Claude

18handboeken en 22 AI-skills in één kennisbank
AutomatiseringProcesverbetering

Eén plek waar staat hoe het bedrijf werkt.

Wat speelde er
Kennis over hoe het werk gaat zat bij een paar mensen en in losse documenten, en werd nooit bijgewerkt.
Wat ik deed
Een lerende AI-kennisbank opgezet die zichzelf bijwerkt als het werk verandert, met handboeken per vakgebied, eigen AI-skills voor terugkerend werk en vaste afspraken over wie wat mag wijzigen. Daaromheen een AI-beleid voor het hele team, en de automatiseringen zo ingericht dat ze op elke werkplek draaien.
Wat het opleverde
Iedereen kan een vraag stellen over hoe het werk gaat, en de kennis groeit mee met het werk in plaats van te verouderen.

Systemen Claude, Microsoft 365, Azure

Alle mijlpalen

Wat er sinds 2024 staat.

Finance

  • Cash- en liquiditeitsplanning met advies over investeringen
  • Maandelijks winstdashboard: marge per project en break-even
  • KPI-dashboard voor financiële sturing
  • Scenarioanalyse van marges en winst op basis van vaste kosten
  • Crediteurenbeleid: inkopen op rekening en betaaltermijnen die de cashflow helpen
  • Cash management over meerdere bv's
  • Financiële jaardoelen om op te sturen

Procesverbetering

  • Facturatieproces opnieuw opgezet: van 20 naar 10 uur per week
  • Offerteproces sneller en eenvoudiger gemaakt
  • Hele bedrijfsketen van aanvraag tot oplevering uitgeschreven en afgestemd
  • Financial control-proces ingericht en geautomatiseerd
  • Taakverdeling tussen front- en backoffice vastgelegd
  • Werkbeschrijvingen, zodat werk niet van één persoon afhangt
  • AI-beleid en een vaste AI-werkwijze voor het hele team

Systemen

  • Microsoft 365: mail, back-up, SharePoint en dataveiligheid
  • Exact Online Bouw, gekoppeld aan Exact Online
  • Offertesoftware en CRM geïmplementeerd
  • ClickUp en Calendly voor backoffice en afspraken
  • n8n als platform voor automatiseringen, samen met een partner
  • Automatiseringen die op elke werkplek draaien, niet op één laptop

Automatisering

  • Wekelijkse nacalculatie per project, met controles per stap
  • Inkoopfacturen verwerken met AI
  • Inkoopfacturen automatisch afgestemd tussen boekhouding en projectadministratie
  • Debiteurenbeheer met automatische herinneringen
  • Cash-analyse elke twee weken als dashboard in de mailbox
  • Balans- en winst-en-verliescontrole over drie bv's
  • Wekelijkse controle op alle verkoopfacturen, met winst- en geldstroomoverzicht
  • Foutafhandeling en dagelijkse bewaking voor alle automatiseringen, samen met een partner
  • AI-kennisbank met 18 handboeken en 22 AI-skills

Waar ik mee werk Exact Online, Exact Online Bouw, Microsoft 365, n8n, Claude, ClickUp en meer. Staat jouw systeem er niet bij? Geen probleem, want de werkwijze is overal hetzelfde.

“Remco heeft onze backoffice compleet op de schop genomen en het verschil is enorm. We zijn meerdere keren tegen onze grenzen aangelopen qua capaciteit, maar Remco heeft onze processen zo weten aan te passen dat we kunnen blijven doorgroeien.”
Merik Sliedrecht, eigenaar Bouwspot
Kennismaken

Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen?

In een eerste gesprek van een uur kijken we samen waar het beter kan en wat de eerste stap zou zijn. Vrijblijvend.

Plan een kennismaking
Mail remco@bosfinancesolutions.nlLinkedIn Remco BosZwolle, beschikbaar in heel Nederland